بایگانی الکترونیکی را جدی نگرفته‌ایم! در عصر فناوری اطلاعات که بیشتر اسناد و داشته‌های اطلاعاتی‌مان، از حالت فیزیکی به صورت الکترونیکی درآمده، آنقدر که برای دارایی‌های فیزیکی‌مان نظم داشتیم، برای اطلاعات دیجیتال نداریم.
فقدان بایگانی الکترونیکی
باورپذیر نیست، اما با وجود اینکه بایگانی الکترونیکی به نسبت بایگانی سنتی یا فیزیکی، هزینه کمتری دارد، اما چندان برای آن برنامه‌ای نداریم. ساده‌ترین مثال‌هایش:
کتابخانه
برای کتاب‌هایمان کتابخانه داریم، اما برای کتاب‌ها و مجلات و مقالات الکترونیکی‌مان، یعنی به زبان ساده برای فایل‌های Pdf که ارزش علمی دارند، احتمالاً جای خیلی خاصی نداشته باشیم، در گوشه‌کنار کامپیوتر یا جایی از گوشی‌مان هستند!
آلبوم
برای عکس‌های قدیمی و فیزیکی‌مان در راستای حفظ آن‌ها، آلبوم‌های عکس داریم. برای عکس‌های دیجیتال‌مان چطور؟ واقعیت این است که در بیشتر موارد، عکس‌هایمان هم در کنار فایل‌های Pdf مان هستند!
چرا به بایگانی الکترونیکی اهمیتی نمی‌دهیم؟
در کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی، بخشی را به بایگانی الکترونیکی اختصاص دادیم؛ اما واقعیت اینجاست اگر قرار به اصولی رفتار کردن باشد، باید بیش از نصف چنین کتابی به این نوع بایگانی اختصاص می‌یافت! متاسفانه با وجود آنکه بیش از دو دهه از ورود جدی فناوری اطلاعات به کشورمان می‌گذرد، هنوز فرهنگ آن، مانند فرهنگ بسیاری از تکنولوژی‌های جدید، به کشورمان نیامده است. البته یک دلیل دیگر آن هم این است که فرهنگ سازمانی ما به خصوص در ارتباطات سازمانی، یک فرهنگ شفاهی است تا مکتوب!
بسیاری از جلسات ما، صرفاً به حرف زدن می‌گذرد و خروجی به نام «صورت‌جلسه» ندارد! دستورات در سازمان بیشتر شفاهی و از طریق گفتگو است تا پیام کتبی و الی آخر! در چنین وضعیتی، مفهوم بایگانی، غریبه است! البته که در سازمان‌های ما بایگانی وجود دارد، اما برای اسنادی که اگر آن‌ها بایگانی نداشتند ادامه حیات سازمان با اختلال مواجه می‌شد! به بیان دیگر، تنهایی در جایی بایگانی داریم که «اجبار» شده‌ایم، در چنین شرایطی، صحبت از بایگانی الکترونیکی قدری عجیب است!
